Qu’est-ce que la gestion des plannings ?
Organiser les plannings des salariés est souvent une des premières préoccupations des managers au sein des entreprises. En effet, ils doivent tenir compte des compétences de chacun, tout en vérifiant les charges de travail et en s’assurant que les ressources matérielles soient disponibles. Par ailleurs, ils doivent également faire attention aux normes régissant le temps de travail. Si l’on ajoute à cela qu’il faut savoir faire face aux imprévus (une réunion qui dure plus longtemps que prévu, un employé malade, une ressource qui n’est pas disponible…), la gestion des plannings se transforme en un vrai casse-tête pour les managers.
La bonne gestion des ressources et la bonne gestion des équipes sont donc deux facteurs indispensables pour une bonne gestion de la planification. Cependant, les managers ont parfois du mal dans ces démarches auxquelles ils ne sont pas particulièrement formés et qui leur prennent du temps. Pourtant, savoir organiser les plannings a de nombreux avantages, car une planification pertinente vous assurera une meilleure performance, des gains de temps et une hausse de productivité. Par ailleurs, les clients seront plus satisfaits et vos employés seront moins stressés. En s’entourant des bon outils pour y parvenir, les charges de travail sont gérées efficacement et de manière égalitaire sur l’ensemble de vos salariés.
Comment gérer les plannings ?
La gestion des plannings est une tâche particulièrement complexe qui existe depuis de nombreuses années. Indispensable au sein d’une entreprise, elle consiste à répartir les équipes et les ressources sur différentes missions de façon réfléchie et égalitaire afin de suivre les emplois du temps de chacun, mais également les normes légales et les compétences requises pour chaque tâche.
Ainsi, gérer les plannings, ce n’est pas seulement de la planification sur un calendrier, mais une réflexion poussée afin d’optimiser la gestion du temps. Gestion des ressources et gestion des équipes sont donc spécialement importantes dans le bon déroulement de la gestion des plannings. Par ailleurs, organiser les plannings demande de connaître les disponibilités et les compétences des collaborateurs, choses possible seulement si un bon processus de gestion des plannings est mis en place. Enfin, gérer les plannings est une tâche difficile car il s’agit également de faire face aux imprévus de dernière minute.
Alors comment gérer les plannings de façon pertinente ? Quelles solutions pour améliorer la gestion des plannings ? Et surtout, de quels outils s’entourer pour s’assurer une gestion des plannings rapide et efficace ?
Comment améliorer la gestion des plannings ?
La gestion des plannings est l’un des grands outils du management. Elle est indispensable pour qu’une entreprise soit prospère. En effet, si les employés ne savent pas quelles tâches ils doivent effectuer, à quel moment, ni avec quel matériel, ils risquent de perdre du temps, de ne pas satisfaire les clients et surtout de ne pas être suffisamment efficace.
De ce fait, le collaborateur risque de se sentir défavorisé et risque de perdre son aise et sa motivation. Ainsi, la planification est nécessaire car elle donne une orientation à suivre pour les collaborateurs.
Lorsqu’on organise une activité, on prévoit où elle aura lieu, comment elle se réalisera et avec quoi/qui. C’est la gestion des ressources et des équipes qui jouent ce rôle. Gestion des plannings, gestion des ressources et gestion des équipes sont donc extrêmement liées.
Prévoir les disponibilités et mettre en place des plannings qui permettront une optimisation du temps au sein de l’entreprise sont donc des tâches complexes. D’autant plus qu’il faut savoir faire face aux imprévus (maladies, décalage d’un rendez-vous, ressources indisponibles) tout en respectant les règles régissant le temps de travail. Alors comment mettre en place une bonne gestion de la planification ? Quels outils utiliser pour optimiser la gestion des plannings ? Quelles sont les solutions possibles pour améliorer la planification ?
Quel outil pour gérer la planification ?
La gestion de la planification est une fonction intégrante de la gestion des Ressources Humaines. En effet, la bonne allocation des ressources et des équipes est un atout indéniable pour être plus compétitif sur le marché. Organiser les plannings en tenant compte des contraintes de chacun, mais aussi de la législation sur le temps de travail est une mission complexe à laquelle chaque entreprise est confrontée.
Il s’agit en effet de savoir quel employé sera disponible à quel moment pour effectuer telle mission. Si certaines missions sont rapides et ne demandent pas de planification particulière, certaines au contraire nécessitent de prévoir en détail la gestion des ressources pour que vos équipes soient plus efficaces. C’est pour cette raison qu’il est important pour RH de s’entourer d’outils performants et faciles à utiliser pour ne plus perdre de temps dans l’organisation et entrer directement dans l’action.
Quel logiciel de gestion des plannings ?
Dans un contexte économique fragile, il est important pour les entreprises d’avoir un suivi de l’activité en leur sein. En effet, prévoir les plannings est une tâche importante afin d’optimiser la gestion du temps. Qui dit productivité, dit réduction des coûts et donc augmentation du chiffre d’affaires. Se pencher sur la gestion des plannings, la gestion des équipes et la gestion des ressources est donc indispensable pour rester compétitif sur le marché.
La planification consiste à prévoir quels employés feront quelles missions et quelles ressources leurs seront allouées et à quel moment. Lorsque le nombre d’employés est réduit, il est facile d’y voir clair. Cependant, lorsque les équipes s’agrandissent, organiser les plannings devient un vrai casse-tête. Il faut être en mesure de suivre la disponibilité de tout le monde afin d’allouer les bonnes ressources aux bonnes missions.
De plus, de nombreuses contraintes viendront perturber votre gestion de la planification (comme les absences maladies par exemple) et seront source de perte de temps. Alors comment optimiser l’affectation des ressources, en prenant compte les charges d’activités de chacun et les imprévus qui peuvent surgir ? Quels logiciels utiliser pour améliorer la gestion des plannings ?
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La gestion des ressources et la gestion des équipes sont donc améliorées pour que chacun puisse optimiser son temps de travail et avoir une journée rythmée mais également équilibrée. Vous pourrez par ailleurs faire plus facilement face aux imprévus, ainsi qu’avoir la possibilité d’organiser les congés payés et les absences de vos collaborateurs.
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