Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La déclaration Sociale Nominative désigne la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie. Elle est générée à partir d’un logiciel de paie. Elle inclut principalement deux types d’informations : les données relatives à la rémunération du salarié ainsi que d’autres incidents tels que les arrêts maladie ou le congé maternité. Il est essentiel de noter que la DSN est soumise par numéro de SIRET (qui identifie un établissement précis) plutôt que par numéro SIREN (qui identifie l’entreprise dans son ensemble). Cela implique la nécessité de compléter une DSN pour chaque établissement de l’entreprise.
La DSN est un document qui centralise plusieurs déclarations de l’employeur, comme la DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiée) qui a été définitivement supprimé en 2023. Son objectif principal est donc de simplifier l’ancien processus de déclaration sociale en remplaçant l’ensemble des déclarations sociales adressées par les employeurs aux différents organismes de protection sociale qui permettaient de calculer les cotisations, contributions sociales, les droits des salariés, etc. De plus, le prélèvement à la source est devenu un dispositif totalement intégré dans la DSN.
Aujourd’hui, toutes les entreprises du secteur privé et public ont l’obligation de remplir une DSN.
La DSN étant désormais obligatoire, il est important de s’équiper des bons outils pour être en règle avec celle-ci.
Désormais, ce processus est automatisé et effectué une seule fois par mois par un organisme unique qui s’occupera lui-même de transmettre les informations nécessaires aux différents organismes. C’est ce qu’on appelle la « DSN périodique ». Pour certaines entreprises, employant moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit le jour de travail rémunéré. Dans le cas où l’entreprise emploie plus de 50 salariés, alors la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunéré.
Pour d’autres évènements plus spécifiques comme l’ « arrêt de travail » et la « fin de contrat », la DSN doit être envoyé dans les 5 jours qui suivent. Il s’agit dans ce cas d’une « DSN signalement d’événement ».

Comment déclarer ?

Pour déclarer ce document, il est tout à fait possible de l’effectuer soi-même. Sinon, la confier à un tiers déclarant comme un expert-comptable ou à un responsable RH. D’autres services, tel que le support de Net-entreprises, propose des aides pour vous guider dans le remplissage de la déclaration.

En effet, si les salariés sont rattachés au régime général, le site internet net-entreprises.fr. est le plus adapté pour réaliser cette déclaration. En revanche, si les salariés sont rattachés au secteur agricole, alors la DSN se fait sur le site internet de la MSA (Mutuelle Santé Agricole).
Après la déclaration, il est important de consulter, le tableau de bord pour voir les réponses des organismes sociaux. Ces organismes fournissent des CRM (compte rendu métier) qui affichent toutes les anomalies et incohérences rencontrées dans la déclaration. L’URSSAF a par exemple créé un service qui se nomme « suivie DSN » et qui permet ainsi aux déclarants de vérifier leur déclaration.

Quelles sanctions en cas de non-transmission de la DSN ?

Lorsqu’une entreprise ne transmet pas la DSN ou si elle la transmet en retard, elle s’expose à des pénalités. L’omission de la DSN entraîne une pénalité de 19,32 € par salarié, tandis qu’un retard dans la transmission peut coûter 58 € par salarié pour chaque mois ou fraction de mois de retard, avec un plafond de 5 796 € par entreprise par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours.

En cas d’oubli de déclaration d’un salarié ou de déclaration inexacte des rémunérations, la pénalité est respectivement de 58 € ou 38,64 € par salarié.

Une entreprise peut demander l’annulation des pénalités si elle n’a commis aucune infraction durant les 24 mois précédents, si le montant total des pénalités est inférieur à 3 864 €, si toutes les cotisations ont été réglées et si la DSN a été correctement transmise. Elle dispose de 30 jours après la transmission pour régulariser toute inexactitude et éviter des pénalités supplémentaires.

Essai gratuit
Essai gratuit

Le SIRH de MonPortailRH

Le logiciel RH de MonPortailRH, logiciel numéro 1 des logiciels SIRH en mode SaaS dédiés aux PME vous propose donc un outil rapide et pratique pour être en règle avec la Déclaration Sociale Nominative.

Grâce aux différents modules disponibles sur notre portail et à notre socle SIRH gratuit, vous optimiserez votre passage à la DSN. C’est pour cette raison que le logiciel RH de MonPortailRH vous propose le Pack DSN composé du socle SIRH gratuit, du module congé et absence et d’un connecteur de Paie. Le socle SIRH gratuit possède 10 fonctionnalités qui vous donne accès entre autres à une base de données RH sécurisée, un annuaire d’entreprise, des organigrammes, des outils de gestion et de reporting RH.

Le module Congés et absences par exemple, vous permettra d’organiser les congés de vos employés, d’évaluer le taux de fréquence d’absence et de congés ainsi que d’évaluer le taux d’absentéisme dans votre société. Enfin, le connecteur paie vous aide à la livraison des données de paie vers votre logiciel de paie, de collecter et d’historier l’ensemble des informations de votre entreprise.

Ce Pack DSN vous permettra ainsi de transmettre toutes les données nécessaires pour envoyer votre DSN conforme dans les temps !

Essai gratuit
monportailrh-planification-planning-sirh
Essai gratuit