Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?
Il arrive souvent que les employés d’une entreprise achètent des produits ou services pour le compte de l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Ces dépenses professionnelles engagées par le personnel sont généralement remboursées par l’entreprise sous présentation d’un justificatif.
Le document permettant au salarié de se faire rembourser est appelé Note de Frais. Il s’agit donc pour les employés d’avancer les frais professionnels puis de faire des demandes de remboursement afin que les dépenses nécessaires à l’entreprise ne déteignent pas sur les comptes personnels de vos collaborateurs.
Il est à noter que la gestion des notes de frais concerne presque toutes les entreprises et qu’elle a tendance à susciter de nombreuses questions. En effet, la gestion des notes de frais est souvent complexe, dû aux nombreuses règles qui y sont liées et notamment à l’importance des justificatifs. Le processus de gestion des notes de frais est long et répétitif bien que très important, ce qui vous empêche de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Comment améliorer sa gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est souvent un casse-tête pour les entreprises car elle demande une attention particulière sur les évolutions de la législation. Par ailleurs, les employés ont parfois tendance à faire des demandes de remboursement pour des frais qui ne sont pas liés à l’entreprise. Inversement, il peut y avoir des oublis de la part de l’entreprise ou une mauvaise volonté pour se rappeler ce qu’elle doit à ses employés. Éviter les erreurs, respecter la législation, s’assurer qu’il n’y a pas d’abus… un ensemble de missions qui sont très délicates et consommatrices de temps. Il est donc primordial de réfléchir à la mise en place de processus RH efficace pour améliorer la gestion des notes de frais et éviter les conflits liés à cette pratique.
Vous en avez marre de vous concentrer sur des tâches RH à faible valeur ajoutée ? Vous ne supportez plus d’utiliser des tableaux Excel ? Vous voulez améliorer votre gestion des notes de frais et faciliter votre quotidien ? Il vous faut donc absolument automatiser et numériser ce processus grâce à des outils RH performants et pensés pour faciliter votre quotidien.
Comment gérer les notes de frais ?
La gestion des notes de frais peut susciter de nombreuses questions quant à son fonctionnement et son organisation en entreprise. En effet, il s’agit de bien connaître les règles qui régissent les demandes de remboursement de frais professionnels : quand un salarié a engagé des frais professionnels liés à l’entreprise, l’employeur a la responsabilité de le lui rembourser. Cela concerne souvent des frais de déplacement, des frais de repas ou des frais de logement. Pour éviter les erreurs et les abus, une bonne gestion des notes de frais est indispensable. Cela permettra d’empêcher les employés de faire passer des dépenses qui leur sont propres en dépenses professionnelles mais également aux entreprises de ne pas oublier ce qu’ils doivent à leurs salariés. Ainsi, la gestion des processus de demandes de remboursement et de validation doivent être mis en place pour faciliter le cycle de gestion des dépenses professionnelles et il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de gestion fiable et efficace.
Quel outil pour gérer les notes de frais ?
Les notes de frais sont les dépenses professionnelles que les employés ont avancé et qui doivent leur être remboursées selon une période donnée. Par exemple, si vos employés se rendent à un repas d’affaires ou doivent réserver une nuit d’hôtel pour rencontrer un client loin des locaux, ces frais seront comptabilisés comme des dépenses professionnelles et seront donc évidemment remboursés directement sur votre compte bancaire.
La gestion des dépenses professionnelles concerne quasiment toutes les entreprises et se doit de suivre les règles en vigueur. La gestion des notes de frais consiste donc à mettre en place des processus et des méthodes pour faciliter les demandes de remboursement de frais professionnels et les validations par les managers, tout en suivant les normes et les règles régissant les notes de frais.
Quel logiciel de gestion des notes de frais ?
Les frais engagés dans le cadre professionnel par les salariés sont des dépenses professionnelles que l’employeur se doit de rembourser. Suivre les règles et respecter la législation n’est pas toujours évident, dans un contexte de changement et d’évolution permanente. Une bonne gestion des notes de frais est donc indispensable pour éviter les erreurs et les abus, mais aussi les pertes de temps. Demandes de remboursement, justificatifs, validations et remboursements automatiques font partis des fonctionnalités essentielles à la gestion des notes de frais.
Vous utilisez sûrement Excel et peut-être êtes vous perdus dans vos tableaux. Vous souhaiteriez pouvoir visualiser rapidement quels sont les types de dépenses les plus courantes, quels sont les dépenses professionnelles que vous avez remboursées à tel ou tel employé ou encore si votre gestion des dépenses est accordée à votre gestion du budget ? C’est pour cette raison que vous devez vous entourer des bons outils, performants et rapides à utiliser afin de ne plus perdre avec la logistique et l’administration mais pour vous concentrer sur la bonne gestion des dépenses.
Gérez la gestion des notes des frais avec MonPortailRH
+Grâce à MonPortailRH, logiciel RH dédié aux PME, vous aurez la possibilité de dématerialiser le système de gestion des notes de frais et ainsi faciliter votre gestion RH quotidienne. En effet, grâce à notre logiciel de gestion des notes de frais, les demandes de remboursement se font directement en ligne par les collaborateurs et les processus de validation sont réalisés en fin de mois par les managers.
Vous pouvez ainsi valider ou refuser rapidement les notes de frais, consulter à tout moment l’état des dépenses de votre entreprise ou encore limiter les abus et les erreurs liées à ce genre de pratiques.
Grâce au module de gestion des notes de frais de MonPortailRH, la gestion des dépenses professionnelles et le remboursement des frais n’a jamais été aussi simple.
Nous avons la solution grâce à un système de remboursement des frais facilité ! Utilisez notre logiciel RH de gestion des notes de frais qui vous permettra d’impliquer vos collaborateurs dans les demandes de remboursement et de simplifier vos démarches par le biais de validation en ligne. Grâce à notre module de gestion des notes de frais, ajouté à la plateforme SIRH gratuite que nous vous proposons, vous aurez toutes les cartes en main pour améliorer votre gestion des dépenses professionnelles. Grâce à cet outil, vous validerez ou refuserez les demandes de remboursement en un clic, gérerez le budget des dépenses et responsabiliserez vos collaborateurs tout en évitant les abus et les erreurs.
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Par ailleurs, la validation des remboursements de frais par les managers est simplifiée afin de traiter les notes de frais de façon efficace. Vous pourrez également créer des rapports personnalisés pour visualiser les types de dépenses professionnelles engagées pour optimiser la gestion chaque salarié tout au long de l’année. Évitez donc les conflits délicats liés aux remboursements et accélérer la gestion du processus de manière efficace grâce au module de gestion des notes de frais de MonPortailRH
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+Gérer les notes de frais est souvent un fardeau pour les entreprises car elles préfèrent se concentrer sur des tâches plus stratégiques comme la gestion des talents ou la gestion des entretiens. Des outils de gestion des notes de frais seront donc bien utiles car cela permettra des gains de temps notables tout en respectant la législation.
Nous vous proposons donc un logiciel RH qui, grâce à son outil de gestion des notes de frais, vous permettra pour sûr de faciliter votre quotidien et de gérer les notes de frais de façon efficace. En effet, les collaborateurs pourront faire rapidement leurs demandes de remboursement en ligne ou sur leur téléphone. Les managers recevront ensuite une alerte E-mail pour leur notifier de la demande de remboursement et pourront ainsi valider directement pour que la dépense professionnelle soit prise en compte par le logiciel RH. Enfin, le versement sur le compte de vos collaborateurs se fait automatiquement à la date que vous avez programmée.
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